El diplomado de gestión documental y organización de archivos es un programa de capacitación en el cual los asistentes podrán estudiar y analizar la normatividad archivística, los procesos, la función e importancia de los instrumentos de gestión de documentos y las nuevas tecnologías para la administración de documentos electrónicos.

• Aprender a estructurar los procesos funcionales de gestión documental
• Adquirir herramientas para la elaboración de los principales instrumentos archivísticos
• Desarrollar un proyecto para la organización de los fondos acumulados
• Conocer y aplicar los principios para la gestión de documentos electrónicos
• Diseñar un sistema funcional de gestión documental para las empresas en donde conviven documentos en formato papel y electrónicos

Profesionales, técnicos, tecnólogos y personal de apoyo de todas las áreas de la organización que tengan responsabilidades inherentes a la gestión de la información. Personas responsables de administración, producción, conservación y custodia de documentos.

• El programa de formación es 100% virtual, los alumnos tendrán durante toda la capacitación el acompañamiento de los tutores que desarrollaron cada uno de los módulos de aprendizaje.
• Al comienzo del curso los alumnos podrán visualizar el contenido discriminado de cada módulo de formación y el cronograma de actividades, las lecciones se desarrollan por semanas.
• Este programa contiene videos, audios, lecturas, material didáctico y el contenido temático de cada lección, todos los módulos han sido desarrollados de manera interactiva en la plataforma de didáctica empresarial.
• Se otorgará certificado a los participantes que completen el 100% de los contenidos, actividades y tutoriales del programa dentro del tiempo establecido en el cronograma.

• La archivística
• Principios archivísticos
• La bibliotecología y las ciencias de la información
• Gestión documental
• Sistemas de información – sistema de gestión documental
• Retos de la gestión documental
• Comité interno de archivo

• Conceptos generales sobre los documentos
• Definición de documento
• Características de los documentos
• Clasificación de los documentos
• Caracterización de los documentos
• Elementos de los documentos de archivo
• Principios básicos de los documentos

Normas y estándares internacionales sobre gestión documental

• Ciclo de vida de los documentos
  • Procesos de Gestión Documental
  • ¿Qué es un proceso?
  • La planeación
  • Planes, programas y proyectos

• Proceso de producción
• Recepción de documentos
• Producción generación de documentos
• Distribución de documentos
• Proceso de Gestión y trámite

• Clasificación
• Ordenación
• Descripción
• Procedimientos para la organización

• Preservación a largo plazo
• Conservación
• Sistema Integrado de Conservación SIC
• Procedimientos

• Proceso de transferencias documentales
• Proceso de disposición
• Proceso de valoración

• Tour por los instrumentos archivísticos
• Principales instrumentos archivísticos, objetivos y funciones

Elaboración e implementación Cuadros de clasificación y bancos terminológicos de series y subseries documentales

• Pasos metodológicos para la elaboración de las TRD
• Memoria descriptiva
• Tiempos de retención
• Aprobación y convalidación

Pasos metodológicos para la elaboración del PINAR
Aprobación y publicación

• Formulación del programa de gestión documental
• Lineamientos de los procesos de gestión documental
• Objetivos a corto, mediano y largo plazo
• Cronograma y presupuesto

• Tablas de control de acceso
• Inventarios documentales
• Mapas de procesos, flujos documentales, manuales de funciones y organigramas

• Importancia de la organización de archivos
• Proyecto para la organización de fondos aculados
• Inventarios documentales en su estado natural
• Tablas de Valoración Documental TVD

• Conceptos básicos de documentos electrónicos
• Características de los documentos electrónicos
• Marco legal de los documentos electrónicos
• Expediente electrónico
• Firmas electrónicas y digitales
• Metadatos de descripción
• Almacenamiento en servidores y en la nube
• Correos electrónicos
• Facturas electrónicas

• Fundamentos jurídicos
• Equivalente funcional del documento electrónico
• Inmaterialización y desmaterialización
• Digitalización, tipos de digitalización
• Digitalización certificada con fines probatorios

• Beneficios y funciones del software de gestión documental
• Tipos de aplicaciones y objetivos
• Software comercial y de código abierto
• Gestión de documentos electrónicos con ALFRESCO
• Requisitos del sistema
• Automatización y reglas
• Flujos de trabajo
• Modelos de datos
• Record Management
• Proveedores
• Tecnologías
• Migración
• Almacenamiento en la nube
• BlockChain y documentos transferibles

Pasos metodológicos para el diseño de un sistema de gestión documental

• Beneficios y funciones del software de gestión documental
• Tipos de aplicaciones y objetivos
• Software comercial y de código abierto
• Gestión de documentos electrónicos con ALFRESCO
• Requisitos del sistema
• Automatización y reglas
• Flujos de trabajo
• Modelos de datos
• Record Management
• Proveedores
• Tecnologías
• Migración
• Almacenamiento en la nube
• BlockChain y documentos transferibles