Gestión documental, normas + proyectos | Diplomado
Tres áreas fundamentales del conocimiento aplicadas a los documentos empresariales, la administración, los proyectos y la archivística.
Un curso al que todas las empresas deberían asistir
Diplomado con triple titulación, al terminar este programa de formación obtendrá tres certificados correspondientes a los diplomados de gestión documental y organización de archivos, normas internacionales de gestión documental y documentos electrónicos y gestión de proyectos.
El diplomado de gestión documental, está diseñado para conocer, cumplir y aplicar la normatividad, las buenas prácticas de gestión documental y los estándares internacionales vigentes en planeación, control y administración de archivos, incrementar la efectividad empresarial reduciendo el tiempo de trabajo en temas de organización, conservación y disponibilidad de archivos, minimizar los riesgos inherentes a la pérdida, deterioro y fuga de la información empresarial, ahorro de gastos y evitar las sanciones legales por no cumplir con las normas de gestión documental.
Este programa se compone de tres ciclos:
Ciclo 1: Gestión documental y organización de archivos
Objetivos:
Estudiar y analizar los conceptos básicos de gestión documental, principios fundamentales y la estructura de procesos. Sensibilizar a los participantes sobre la importancia de la gestión documental en las organizaciones.
Analizar la normatividad archivística y aplicarla a las organizaciones.
Aprender a elaborar los instrumentos archivísticos fundamentales para la gestión documental.
Duración: 120 Horas
Programa:
Marco teórico de la gestión documental – Conceptos generales sobre documentos y archivos
- La archivística
- Importancia de los archivos
- Principios archivísticos
- La bibliotecología y las ciencias de la información
- La gestión documental
- Evolución y desarrollo de la gestión documental
- Sistemas de información – Sistema de gestión documental
- Retos de la gestión documental
- Terminología archivística
- Conceptos generales sobre los documentos
- Clasificación de los documentos
- Características fundamentales de los documentos
Marco normativo de la gestión documental y entorno funcional
Normas aplicables a la gestión documental
- Normas aplicables a la gestión documental
- Marco normativo colombiano
- Principales normas colombianas
- Esquema general del marco normativo
- Normas técnicas colombianas (NTC) y Guías técnicas Colombianas (GTC)
- Normas técnicas y estándares internacionales
- Esquema general del marco normativo de gestión documental
- Conferencia Ley 594 de 2000
- Video norma Ley 594 de 2000
Entorno funcional – ámbito de aplicación de la gestión documental
- Entorno funcional
- Sujetos obligados
- Tipos de información que integran el sistema de gestión documental
- Instancias asesoras
- Comité interno de archivo
- Conformación y funciones del comité interno de archivo
Procesos de gestión documental
- Planeación
- Producción
- Gestión y trámite
- Preservación
- Organización
- Disposición
- Transferencia
- Valoración
Instrumentos archivísticos
Cuadro de clasificación documental
- Elaboración del cuadro de clasificación Documental
Tablas de Retención Documental y bancos terminológicos de series y subseries documentales
- Elaboración de las tablas de retención documental
- Pasos metodológicos
- Periodos de conservación de los documentos
Inventarios documentales y Tablas de valoración Documental
- Inventarios documentales
- Elaboración de las Tablas de valoración documental
Programa de gestión documental PGD
- Elaboración del programa de Gestión Documental
Plan institucional de archivos pinar
Tablas de control de acceso a la información
Delitos contra la información
- Clasificación de los delitos contra la información
- Delitos informáticos
- Delitos contra los derechos de autor
- Falsedad en documentos
Ciclo 2: Documentos electrónicos y normas internacionales de gestión documental
Objetivos:
Estudiar y analizar las normas internacionales de gestión documental.
Analizar la gestión de los documentos electrónicos en las organizaciones, estudiar el valor jurídico y probatorio del documento electrónico.
Duración: 120 Horas
Programa:
Documentos y expedientes electrónicos
- Definiciones básicas
- Marco normativo
- Tipos de documentos
- Documentos electrónicos de archivo
- Características de los documentos electrónicos
- Autenticidad
- Integridad
- Fiabilidad
- Disponibilidad – Usabilidad
- Otras características de los documentos electrónicos
- Estructura de los documentos electrónicos
- Clasificación de los documentos electrónicos
Expediente de archivo
- Definición
- Marco normativo
- Objetivos del expediente y tipos de expedientes
- Expedientes de archivo
- Elementos del expediente electrónico
- Procesos del expediente electrónico
- Preservación a largo plazo del expediente electrónico
Valor jurídico y probatorio de los documentos electrónicos
Formación de documentos electrónicos
- Documentos nativos electrónicos y documentos digitalizados
- Funciones de la digitalización
- Generalidades de la digitalización
- Descripción del proceso de digitalización
Valor jurídico y probatorio del documento electrónico
- Esquema general Ley 527 de 1999
- Mensaje de datos
Principios jurídicos de las tecnologías de la información
- Principios jurídicos de las TIC
Comunicación de los mensajes de datos
- Comunicación de los mensajes de datos
Entidades de certificación
- Naturaleza jurídica
Seguridad del comercio electrónico
- Principales riesgos
Uso responsable y efectivo del papel
Uso responsable y efectivo del papel
- Directiva presidencial 04 de 2012
- Conceptos básicos sobre cero papel
- Estrategias para el uso responsable y efectivo del papel
- Qué no es cero papel
- Requisitos de evidencia digital de cero papel
- Marco normativo colombiano aplicable a cero papel
- Beneficios del uso responsable y efectivo del papel
- Dificultades de la estrategia de uso responsable y efectivo del papel
Proyecto uso responsable y efectivo del papel
- Fases para el desarrollo del proyecto de uso responsable del papel
- Fase 1 Análisis y diagnóstico
- Fase 2 Plan de acción
- Fase 3 Diseño del proyecto uso responsable y efectivo del papel
- Fase 4 Supervisión y auditoría
Encuestas
Reducción del consumo de papel en las oficinas
Iso 15489:1-15489-2 diseño de un sistema de gestión de documentos
- Presentación ISO 15489
- Norma iso 15489:1 -15489:2 Diseño de un sistema de gestión documental
Análisis de las normas internacionales, introducción a la ISO 30300
- Sistema de gestión documental
- Norma ISO 30300
ISO 18128 Apreciación del riesgo en procesos y sistemas de gestión documental
MOREQ modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos MOREQ
Descripción general del sistema de gestión de documentos de archivo (SGDEA)
Iso 26122 de 2008 análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos
- Introducción
- Objeto y campo de aplicación
- Términos y definiciones
- Análisis de los procesos de trabajo
- Análisis de la organización
- Análisis funcional
- Análisis secuencial
- Validación del análisis de los procesos
Ciclo 3: Gestión de proyectos metodología PMI
Objetivos:
El Objetivo de este ciclo es proporcionar a los alumnos los conceptos, herramientas y estrategias para la gestión de proyectos con el enfoque PMI.
Duración: 120 Horas
En este ciclo se aprenderá:
- A evaluar la viabilidad de un proyecto.
- Establecer el alcance del proyecto
- Estimar los costos de las actividades y elaborar el presupuesto
- Elaborar el cronograma del proyecto
- Identificar la calidad y los riesgos del proyecto
- Identificar los riesgos, evaluar y tratarlos.
Programa:
Conceptos básicos de Gestión de proyectos
- ¿Qué es PMI?
- Certificaciones de PMI
- Definiciones básicas para la gestión de proyectos
- Los interesados en el proyecto
- influencia de la estructura organizacional en un proyecto
- Equipo del proyecto
- Roles que incluyen los equipos de un proyecto
- Ciclo de vida de un proyecto
- Características del Ciclo de Vida del Proyecto
- Fases de un proyecto
Procesos de gestión de proyectos y áreas de conocimiento
- Grupos de Procesos de la gestión de Proyectos
- Áreas del conocimiento en la gestión de proyectos
- Las 10 áreas del conocimiento en la gestión de proyectos-
- gestión de la integración del proyecto
- Características de la Gestión de la Integración del proyecto
- Procesos de la integración del proyecto
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
- Entradas
- Herramientas y técnicas
- Salidas
Gestión del alcance del proyecto
- Procesos de gestión del alcance del proyecto
- Planificar la gestión del alcance
- Recopilación de requisitos
- Definición del alcance
- Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
- Validar el alcance
- Controlar el Alcance
Gestión del tiempo
- Procesos de gestión del tiempo
- Planificar la Gestión del Cronograma
- Definir las Actividades
- Secuenciar las Actividades
- Estimar los Recursos de las Actividades
- Estimar la Duración de las Actividades
- Desarrollar el Cronograma
- Controlar el Cronograma
El cronograma
- Tipos de cronograma
- Red de tareas
- Diagrama de GANTT
- Diagrama de PERT
- Gestión del cronograma
Gestión de los costos
- Conceptos básicos sobre costos
- Plan financiero del proyecto
- Elaboración del presupuesto
Procesos de gestión de costos
- Planificar la gestión de costos
- Estimar costos
- Determinar el presupuesto
- Controlar los costos
Gestión de calidad
- Conceptos básicos sobre calidad y gestión de calidad
- Proceso de calidad
- Principios de la calidad
Procesos de gestión de calidad
- Planificar la gestión de calidad
- Realizar el aseguramiento de la calidad
- Controlar la calidad
Gestión de los recursos del proyecto
- Equipos de trabajo
- Dirigir – gestionar un equipo de trabajo en el proyecto
- Procesos de dirección de proyectos
Gestión de las comunicaciones del proyecto
- Definición de comunicación
- Comunicación efectiva
- Barreras de la comunicación
- Requisitos de la comunicación efectiva en la empresa
- Escucha activa
- Empatía
- Validación emocional
- Lenguaje no verbal
- Lenguaje verbal
Comunicación asertiva
- Definición de Comunicación asertiva
- Comunicación agresiva
- Características de la comunicación pasiva
- La asertividad en tres pasos
Procesos para la gestión de las comunicaciones
- Gestión de las comunicaciones del proyecto
- Planificar la Gestión de las Comunicaciones
- Gestionar las Comunicaciones
- Controlar las Comunicaciones
Gestión de los riesgos de un proyecto
- Introducción a la gestión de riesgos
- Definición de riesgo y gestión de riesgos
- Riesgo Individual y Riesgo Global
- Factores Críticos de Éxito para la Gestión de riesgos
- Buenas Prácticas en la Gestión de Riesgos
- Actitud frente al Riesgo de los Actores Interesados
- Interactividad de la Gestión de Riesgos
- Clases de riesgos
Procesos para la gestión de los riesgos
- Planificar la Gestión de los Riesgos
- Identificar los Riesgos
- Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
- Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
- Planificar la Respuesta a los Riesgos
- Controlar los Riesgos
Gestión de las adquisiciones del proyecto
Planificar la gestión de las adquisiciones
- Entradas Planificar la Gestión de las Adquisiciones
- Herramientas y Técnicas Planificar la Gestión de las Adquisiciones
- Salidas Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Efectuar las adquisiciones
- Entradas Efectuar las Adquisiciones
- Herramientas y Técnicas Efectuar las Adquisiciones
- Salidas Efectuar las Adquisiciones
Controlar las adquisiciones
- Entradas Controlar las Adquisiciones
- Herramientas y Técnicas Controlar las Adquisiciones
- Salidas Controlar las Adquisiciones
Cerrar las adquisiciones
- Entradas Cerrar adquisiciones
- Herramientas y Técnicas Cerrar las Adquisiciones
- Salidas Cerrar las Adquisiciones
Gestión de los interesados
- Grupos de interés o stakeholders
- Tipos de Interesados – stakeholders
- Gestión de los interesados del proyecto
- Identificar a los Interesados
- Planificar la Gestión de los Interesados
- Gestionar la Participación de los Interesados
- Controlar la Participación de los Interesados
Características del curso
- Conferencias 182
- Cuestionarios 9
- Duración 360 horas
- Nivel Básico - Avanzado
- Idioma Español
- Estudiantes 135
- Certificado Si
- Evaluaciones Si
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PRESENTACIÓN
Presentación de Didáctica empresarial, coordinador del curso y tu presentación.
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1. CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
Objetivos: Estudiar los conceptos básicos de documentos, archivística, principios archivísticos, gestión documental y sistemas de gestión documental. Analizar los retos que nos plantea la gestión documental en las organizaciones.
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2. MARCO NORMATIVO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ENTORNO FUNCIONAL
Objetivo: Conocer las normas principales normas sobre gestión documental y el entorno funcional.
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3. PROCESOS DE PLANEACIÓN Y PRODUCCIÓN
Tener una visión general de los procesos de gestión documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, preservación, disposición y valoración.Estudiar los procesos de gestión documental: Planeación y producción.
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4. PROCESOS GESTIÓN, TRÁMITE Y PRESERVACIÓN
Estudiar y analizar los procesos de gestión, trámite y preservación documental.
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5. PROCESO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Estudiar el proceso de organización documental y los subprocesos Clasificación, Ordenación y descripción.
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6. PROCESOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, DISPOSICIÓN Y VALORACIÓN
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7. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Analizar los instrumentos archivísticos relacionados con cada proceso de gestión documental. Estudiar la estructura básica y los pasos metodológicos para la elaboración de los cuadros de clasificación documental y los bancos terminológicos de series y subseries documentales.
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8. BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
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9. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
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10. ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS, INVENTARIOS DOCUMENTALES Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
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11. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
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12. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
Estudiar los programas de gestión documental, realizar un análisis para la elaboración del programa de gestión documental PGD.
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HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR EL TRABAJO MAPAS MENTALES
Objetivo: Conocer herramientas que nos permitan organizar las ideas.
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MATERIAL DE APOYO
En esta sección encontrará los videos del material de apoyo de este curso.
