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PRESENTACIÓN 3
Presentación de Didáctica empresarial, coordinador del curso y tu presentación.
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Te queremos conocerContenido1.1
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Presentación Didáctica empresarialContenido1.2
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Presentación coordinador del programa 05 minContenido1.3
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CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS 11
Objetivos: Estudiar los conceptos básicos de documentos, archivística, principios archivísticos, gestión documental y sistemas de gestión documental. Analizar los retos que nos plantea la gestión documental en las organizaciones.
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La archivísticaContenido2.1
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Importancia de los archivosContenido2.2
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Principios archivísticosContenido2.3
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Gestión documentalContenido2.4
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Sistemas de información – sistema de gestión documentalContenido2.5
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Retos de la gestión documentalContenido2.6
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Terminología archivísticaContenido2.7
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Conceptos generales sobre los documentosContenido2.8
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Clasificación de los documentosContenido2.9
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Características fundamentales de los documentosContenido2.10
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Evaluación 1 conceptos generales 2 questionsCuestionario2.1
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PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1
Tener una visión general de los procesos de gestión documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, preservación, disposición y valoración.
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Procesos de gestión documental 10 minContenido3.1
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PROCESOS DE PLANEACIÓN Y PRODUCCIÓN 12
Estudiar los procesos de gestión documental: Planeación y producción.
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Proceso de planeaciónContenido4.1
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Definiciones básicas 04 minContenido4.2
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Proceso de producción 01 minContenido4.3
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Recepción de documentos 10 minContenido4.4
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Procedimientos y actividades en la recepción de documentosContenido4.5
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Aspectos para la normalización de procedimientos en la recepciónContenido4.6
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Producción de documentosContenido4.7
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Procedimientos y actividades producciónContenido4.8
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Documentación organizacionalContenido4.9
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Distribución de documentos 03 minContenido4.10
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Procedimientos y actividades distribución 03 minContenido4.11
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Evaluación 2: planeación y producción 4 questionsCuestionario4.1
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PROCESOS GESTIÓN, TRÁMITE Y PRESERVACIÓN 10
Estudiar y analizar los procesos de gestión, trámite y preservación documental.
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Proceso de gestión y trámiteContenido5.1
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Trámite de documentosContenido5.2
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Consulta de documentosContenido5.3
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Proceso Preservación de documentosContenido5.4
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Procedimientos y actividades 06 minContenido5.5
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Materiales para archivoContenido5.6
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Unidades de conservación documental 15 minContenido5.7
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Principales factores de deterioro en los archivosContenido5.8
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Prácticas que afectan los documentosContenido5.9
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Evaluación 3: Gestión, trámite y preservación 5 questionsCuestionario5.1
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PROCESO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 12
Estudiar el proceso de organización documental y los subprocesos Clasificación, Ordenación y descripción.
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Organización documentalContenido6.1
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Clasificación documental 30 minContenido6.2
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Metodología para la clasificación documental 30 minContenido6.3
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El expediente 20 minContenido6.4
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Ordenación documental – Sistemas de ordenaciónContenido6.5
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Cómo ordenar los documentosContenido6.6
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Foliación en archivosContenido6.7
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Pasos metodológicos para la ordenaciónContenido6.8
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Descripción documentalContenido6.9
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Instrumentos de descripción archivística 20 minContenido6.10
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Hoja de control 05 minContenido6.11
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Evaluación 4 organización documental 5 questionsCuestionario6.1
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PROCESOS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, DISPOSICIÓN Y VALORACIÓN 8
Objetivo: Estudiar los procesos de transferencia, disposición y valoración
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Proceso transferencias documentales 10 minContenido7.1
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Procedimientos y actividades 20 minContenido7.2
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Proceso valoración documental 30 minContenido7.3
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Proceso disposición 45 minContenido7.4
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Conservación permanente 45 minContenido7.5
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Eliminación 40 minContenido7.6
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Selección 10 minContenido7.7
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Evaluación 5 Transferencias, disposición y valoración 5 questionsCuestionario7.1
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2
Resumen de los aspectos fundamentales para la implementación de un sistema de gestión documental
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Sistema de gestión documental 17 minContenido8.1
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Evaluación 6 Evaluación final 5 questionsCuestionario8.1
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MATERIAL DE APOYO 14
En esta sección encontrará los videos del material de apoyo de este curso.
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Video Ley 594 de 2000Contenido9.1
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Video Conferencia Ley 594 de 2000Contenido9.2
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Video Ley 1712 de 2014 Ley de transparenciaContenido9.3
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Video Ley 527 de 1999 Ley de comercio electrónicoContenido9.4
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Video Acuerdo 50 de 2000 Conservación de documentosContenido9.5
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Video Acuerdo 060 de 2001 Comunicaciones oficialesContenido9.6
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Video Acuerdo 038 de 2002 inventario documentalContenido9.7
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Video Acuerdo 002 de 2004 Organización de fondos acumuladosContenido9.8
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Video Acuerdo 002 de 2014 Expedientes de archivoContenido9.9
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Video Acuerdo 003 de 2015 Lineamientos documentos electrónicosContenido9.10
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Video Acuerdo 006 de 2015 Prestación de los servicios de depósito, custodia, organizaciónContenido9.11
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Video Acuerdo 004 de 2015 Documentos públicos de derechos humanosContenido9.12
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Video Acuerdo 004 de 2019 Tablas de retención documentalContenido9.13
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Video Acuerdo 005 de 2013 Clasificación, ordenación y descripción de archivosContenido9.14
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Trámite de documentos
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5 Comentarios
Se debe idear la forma de tener acceso a la información con el fin de preservar y cuidar los documentos originales y en caso de ser imprescindibles los documentos originales se debe llevar un control mas estricto en los prestamos para evitar la perdida, el deterioro, sustracción y/o modificación de la información contenida en los mismos.
Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico siguiendo los parámetros estructurados por el proceso de Gestión Documental
Es importante llevar un registro de consultas para su respectivo seguimiento en caso de perdida.
se debe llevar el control en todas las etapas para su consulta rápida y respuestas este control lo podemos llevar por diferentes medios y planillas reglamentadas
Siempre tener el control de prestamos de documentación es importante, esto nos permite tener mayor control, sin embargo se debe ver la forma de crear procesos que permitan tenerlos de manera digital para agilizar consultas y evitar deterioros o perdidas.